简化工作,是你在职场上最必要的改变
2016-09-21  语慧商学院

"忙碌",不少的职场人会将自己一天的工作内容归纳为这两个字,朝九晚五的八小时工作制似乎每分每秒都不得歇,最后甚至研究出了“996”这个品种,继续将忙碌延时。     

    我们正处在一个信息泛滥的时代,工作变得越来越复杂与难以应付,可是我们又不得不努力向前奔跑,因为此刻不进就会退。在这样的环境中,不少职场人感到每日的身心疲惫却又无法改变。


我们在工作中,要接触的东西太多,信息、数据、人际往来等等,但是否真的每一件事我们都要揽上身、做到完美无瑕?事实上,要改变职场者目前过于忙碌的现状,是应该要学会如何改变以往的思考和行为方式,简化你的工作。



1、把工作优先分级


你必须学会区分什么是重要的工作、什么是不重要的工作、什么是自己必须亲自处理的工作、什么是可以交给下属或他人代为处理的工作等等。培养独立思考的习惯和正确判断的能力,将工作正确分级,减轻自己的工作压力。


会工作的人知道如何将精力和能量放在重要的工作上,提高做事效率;而不擅长工作的职员常常把重要的和非重要的工作混在一起,不分轻重缓急,结果浪费了大量的时间和精力却仍然无法使自己业绩凸显。任何商业的知识与技能都是可以通过学习获得的,但时间管理就需要你具有“优先级”的判断力,还需要懂得借用他人的力量,通过分工合作达成一个共同的目标,互相帮助,齐心协力攻克难题。



2、工作流程可视化


只有让工作有条不紊地进行,才会使得工作效率大大提升,正如组装机械一般,唯有把每一种零件及所需要的数量列成清单,确保不会出现缺少零件的情况才能让器械正确组装。那么如何将流程“可视化”?例如可以尝试列工作流程图等方式,列明:


(1)分清工作目的,消除工作中不必要的环节;


(2)表明工作地点,查看是否可能合并相关的工作活动;


(3)安排工作顺序,尽可能使工作活动的顺序更为合理有效;


(4)分配工作人员,注意人员匹配的合理性;


(5)找对工作方法,简化操作步骤。


当然,还有其他许多种方式让你的工作流程变得可见、可调,只有“可视化”的“流程”才能让工作更简洁、更有效率。



3、工作标准数值化


数据在日常工作中越来越受到企业管理者的重视,为什么?因为它给员工工作的“好”或者“不好”有了个清晰的衡量指标,大大提高了职员的做事效率。而在日常工作中也一样,如果你能清清楚楚、明明白白地看到自己花费了多少时间取得了多大的效益,就会有利于之后工作的展开,同时也可以判断出是否需要对一件事情采取行动,以及什么时候采取行动。


要将工作标注数值化就一定要注意一个关键,就是需要对所衡量的所有事情都采用相同的标准。因为如果你对比的标准不同,你就不能准确、直观、客观地去判断工作的优先性、可行性、效率性等问题,你会因此感到混乱不堪,这样不仅不会让数据成为你工作简化的利器,甚至还会加大你的工作复杂度,延长你的工作时间。



4、拒绝完美主义


完美主义往往是高效工作的天敌,因为很多时候表面上的完美实质却是在画蛇添足!例如,一个完美主义者在做工作介绍,大家只希望在简短的时间里听到最重要最关键的信息,尤其是老板或者领导者,可是由于过度追求完美,字句斟酌,极尽考究。关注每一个细节,力求没有疏漏的背后尽是无关痛痒的事情,最后浪费了大量的宝贵时间。


完美主义者有时候会感到非常委屈,为什么有着超乎别人预期的完美工作态度却仍然不被夸奖?其实完美主义者并不是能力差,而是抱着“完美”的心态往往会拖缓行动速度与工作效率,将简单工作变得复杂,花费了宝贵的时间去做事却并不值得。



5、提升工作能力


如何提升工作效率?最关键也是最直接的方法,就是提升自己的工作能力。能力通常是指一个人能够发挥的力量,包括本能、潜能、才能、技能,它直接影响着一个人做事的质量和效率。对于提高工作能力,心理学有两种解释:一是个人现在所能为者,二是个人将来可能为者。


要想让工作能力快速提升,有这几类人是你需要关注与学习的:


(1)导师或教练。这个人可能是你的上司、前辈、学长等等,能教给你实用的技巧、一定的工作经验,以及关键时刻给你指明方向;


(2)同路人。他可以是和你共同兴趣,共同目标的朋友,任何人的成长都是一个修炼的过程,其中一个人往往是很难坚持下来;


(3)榜样。他是你人生的标杆,你向他学习,受他鼓舞,一步一步向他靠近;


(4)敌人。人不到绝境是不会有斗志的,你要证明他是错的,就会不断地努力去打败他;


事必躬亲的人是一个努力的人,但不是一个会工作的人;追求完美的人是一个认真的人,但不是一个会工作的人。想从纷繁复杂的工作中理出头绪,提高效率和业绩,你就应该学会如何简化自己的工作,掌握规律,不战而胜。


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